Manuale  "GestCons 6"

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Menù - Comandi:  Segreteria

Il menù Segreteria (fig. 1) abilita alle funzioni di segreteria:
Appuntamenti - Attività (da "Apertura") - Attività (da "Consulenze") - Calcolatrice - Calendario - Rubrica.

Fig. 1

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- Appuntamenti:  invia al formato di gestione degli appuntamenti (fig. 2). Il corretto uso e lettura di questo formato, come del resto degli altri, presuppone che si siano preventivamente inseriti i dati necessari nelle singole consulenze. 

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Fig. 2

- Attività (nel contesto di "Apertura"):  le attività di studio possono essere libere o correlate ad una consulenza. Dal formato Apertura è possibile eseguire solo attività “libere“, cioè non correlate ad alcuna consulenza, oppure visionare l’intero archivio delle attività.
Il sottomenù comprende:

- Comunicazione libera: consente la scrittura ed eventuale successivo contestuale invio, dopo averne creato il PDF, di una informativa secondo il formato lettera già visto per il progetto di notula.“Libera” significa che non sarà preimpostato alcun destinatario, alcun oggetto, alcun testo e l’utente potrà compilare il documento interamente a mano secondo le sue esigenze.

- E-mail libera (fig. 3): consente l’invio immediato di una e-mail “libera” con il gestore di posta stabilito dall’utente all’atto dell’installazione.

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Fig. 3

- Lista - Totale (fig. 4): mostra la lista generale di tutte le attività presenti nell’archivio.
Dal formato visualizzato è possibile ordinare, stampare, escludere o cancellare le attività libere e correlate.

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Fig. 4

- Attività (nel contesto di "Consulenze"):  il sotto-menù cambia in base ai compiti come mostrato dalle figure.
Si ricorda che:

- Comunicazioni esterne ” sono considerate tutte quelle attività che richiedono l’invio all’esterno di un documento (es.: invito a visita, richiesta consulenza esterna, richieste di onorario, solleciti di pagamento, richieste di proroga dei termini, rinuncia all’incarico, ecc.). Molte di queste sono già preimpostate in GestCons5, come risulta dai menù a tendina e dai sottomenù dei vari compiti.

- Comunicazioni interne ” sono considerate tutte le attività interne allo studio che non richiedono l’emissione di un documento e riguardano comunque quella determinata pratica (es. telefonate fatte, ricevute, semplici commenti, annotazioni o promemoria… ecc.).
Ognuna di queste attività è registrata in un archivio separato, ed è consultabile o nel portale della scheda Incarico (Attività correlate) o nell’apposito formato delle attività , entrambi richiamabili dai comandi Lista Correlate / Lista Totale del sottomenù Attività di Segreteria.

Fig. 1

Fig. 5  (010 - arbitro / 062 - mf ass arbitrato / 070 - mp arbitrato)

Fig. 1

Fig. 6  (ctp mf)

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Fig. 7  (ctp mp)

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Fig. 8  (ctu)

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Fig. 9  (ctu)

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Fig. 10  (ctu)

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Fig. 11  (mp)

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Fig. 12  (mp)

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Fig. 13  (mp)

- Calcolatrice :  mostra la calcolatrice di Windows (fig. 14).

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Fig. 14

- Calendario :  mostra un pratico calendario (fig. 15).

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Fig. 15

- Rubrica :  apre la rubrica–indirizzario annessa al programma (fig. 16).
La rubrica è determinante per l’allestimento di molte liste valori presenti nelle schede di immissione dati della consulenza (basate su specifiche “categorie” di voci in essa memorizzate) e nella compilazione delle attività correlate.
Se si vuole risparmiare tempo si consiglia dunque di inserire sempre nella lista i nomi e le categorie di appartenenza di agenzie, assicurazioni, avvocati, giudici, ispettorati, liquidatori, medici, patronati, privati, società liquidatrici, uffici.
La categoria "privati" non è associata a liste utili nel programma di gestione consulenze e rappresenta solo una opportunità di archiviare eventuali indirizzi privati dell'utilizzatore.

Fig. 1

Fig. 16

Si tenga presente:

-Per “agenzie” sono state intese le agenzie di infortunistica o simili e non le agenzie di assicurazione;
-L’indirizzo valido associato ai nomi dei destinatari delle comunicazioni esterne è solo ed esclusivamente il “recapito lavoro 1”.