Manuale "GestCons 6"
Gestione Consulenze
La scelta di un compito da svolgere tra quelli proposti nel menù “Nuova” conduce al relativo formato di immissione dati, secondo il codice scelto (fig. 1).
Fig.1
La struttura di base dei vari formati (o maschere) di immissione dati è simile e, sebbene in realtà ogni compito abbia un formato dedicato essendo molti i “campi” di immissione specifici, anche i formati “Consulenza” sono costituiti da
A) barre (vedi menù), per i quali valgono i riferimenti già fatti. In base ai compiti però, alcune voci dei menù a tendina si diversificano.
B) piano di lavoro, costituito da:
b1) sezione superiore a barre colorate (fig. 2), in cui sono sempre visibili i dati generali ed essenziali relativi a:
- incarico (celeste),
- persona / parte lesa (arancione)
- controparte (rosa)
I dati dell'incarico (barra orizzontale azzura superiore - figg. 2-4-5), prevedono le seguenti informazioni:
- dicitura “ In Atti “ (fig. 5). Specifica se il compito è svolto sugli atti.
Si attiva/disattiva con il pulsante azzurro sulla sinistra della scritta. Nel formato dell’ispezione esterna e dell’autopsia (codici 056, 057), non è previsto, in quanto la dicitura è immessa in automatico alla scelta del nuovo incarico.
- identificativo della Consulenza.
E’ il numero scritto dentro il riquadro celeste chiaro a fianco della scritta <<Consulenza>>. E’ un numero progressivo non modificabile, che si incrementa di una unità ad ogni nuova scelta. Ciò significa che, nell’ipotesi si siano eliminate alcune consulenze, questo numero può risultare sensibilmente diverso dal reale numero dei “record” presenti nell’archivio.
Il numero reale dei record presenti nell’archivio o di quelli nel gruppo del quale è stata eseguita una ricerca, è mostrato nella barra degli strumenti di stato.
Nel caso di fig. 3 il numero reale dei record o di quelli tra i quali è stata eseguita la ricerca, è 134.
“1/134 trovati (non ordinati)” significa che è stata fatta una ricerca nell’archivio per un qualunque motivo e che è stato trovato un solo record (una sola consulenza) che soddisfa i criteri selezionati.
Questa informazione è molto importante.
Quando si inseriscono i dati dentro una consulenza la scritta deve essere sempre del tipo “1 / n”. In tal modo si ha la certezza che in quel momento il puntatore è bloccato su quella consulenza. Diversamente, ove ciò non fosse stato appositamente voluto, si potrebbe saltare da un record (consulenza) all’altro usando inavvertitamente la rotellina del mouse rischiando di inserire i dati nella pratica sbagliata.
- pulsante Compito. Di norma il compito è stabilito a priori, all’atto della scelta iniziale. Tuttavia, si può commettere un errore di scelta, oppure capita di visitare più volte la stessa persona nel tempo con incarico diverso, o di seguire una pratica fino al contenzioso. In questi casi, per non dover inserire ex novo tutti i dati basterà duplicare la consulenza (comando “duplica” dal menù Consulenze) e cambiarle il compito utilizzando questo pulsante.
- identificativo del Compito. E’ rappresentato dalla sigla e dal codice scritti in grigio accanto al pulsante del Compito. Sono scritti in automatico alla scelta del nuovo incarico e non possono essere modificati se non con il pulsante sopra descritto. Questo dato è essenziale per la statistica degli incarichi riassunta dai rispettivi contatori visualizzati nei sottomenù del menù “Consulenze”.
- Supplemento di Compito. E’ specificato da uno (ctp, mp o mf) o da due riquadri (ctu). E’ assente nel formato dell’arbitrato.
Indica se, per quello stesso incarico, si sta svolgendo o si è svolto un supplemento di compito che, in base alla sua tipologia può essere rappresentato da un supplemento di parere per la parte privata, un supplemento di ctu, un chiarimento alla ctu, una replica del ctu alle osservazioni ricevute dai ctp, oppure dalla interlocutoria del mf.
- Finalità dell’incarico o della Consulenza. E’ segnalata sotto all’identificativo ed al compito e rispecchia l’inserimento eseguito nell’apposito campo della scheda Incarico.
- Chiamata a visita. Evidenza prevista nei compiti di mf ed mp. Se la persona è stata invitata si visualizza la scritta “si” su sfondo verde.
L’informazione è collegata alla gestione degli appuntamenti .
- Incarico del … scade il … (fig. 5) rappresentano informazioni derivate dall’inserimento dati della scheda Incarico. Trattasi di informazioni importanti.
Sulla loro valorizzazione, in particolare della data di scadenza, è basato il monitoraggio delle scadenze .
- Stato di lavorazione interna della Consulenza. (fig. 6)
Rappresenta un’opportunità di stabilire ulteriori fasi di lavorazione lasciata alla totale libertà dell’utilizzatore. Questa informazione non è collegata ad alcun contatore, quindi non è oggetto di monitoraggio.
E’ preimpostata una lista, modificabile a piacere.
- Stato di lavorazione esterna della Consulenza. (fig. 6)
E’ una informazione importantissima, sulla cui presenza è fondato il contatore del monitoraggio delle pratiche sospese o definite.
Questo campo deve essere sempre valorizzato.
La lista dei valori inseribili è chiusa e non è modificabile. Le scelte possibili sono le seguenti:
al parere medico legale
attesa documentazione
attesa informazioni
attesa visita
conclusa
consegnata
consulenza esterna
incarico revocato
inserimento dati
non presentato
resa inevasa
Le diciture rappresentano le fasi di lavorazione di una pratica medico-legale, o le possibilità di un suo esito, dal momento in cui essa entra nello studio al momento in cui ne esce. Si è cercato di limitare l’elenco alle più significative. La logica sequenziale può ovviamente variare, ma di certo, è opportuno informare che le terminologie della lista hanno, nel nostro intento, il seguente significato:
1) al parere medico legale = la pratica è trattenuta dal medico nell’attesa della conclusione delle sue considerazioni e valutazioni.
2) attesa documentazione = la pratica è sospesa nell’attesa di documentazione -sanitaria e non- dalla parte lesa, da un ctp, da un avvocato, da un consulente esterno… ecc.
3) attesa informazioni = la pratica è sospesa nell’attesa che giungano informazioni –verbali, telefoniche, informatiche… - dalla parte lesa, da un ctp, da un avvocato, da un consulente esterno… ecc.
4) attesa visita = nella pratica sono stati inseriti i dati essenziali e si attende la visita di parte lesa, già invitata con lettera o altro.
5) conclusa = la pratica è conclusa quando il consulente ha fatto le sue valutazioni… ma il cartaceo è ancora trattenuto nello studio per qualunque motivo.
6) consegnata = la pratica è stata restituita all’incaricante… quindi non è più presente fisicamente nello studio.
Questa voce può valere anche nel caso in cui si abbia anticipato per e-mail il “file” PDF o Word della relazione. L’eventuale traccia che in realtà l’incartamento non è stato ancora fisicamente consegnato potrà risultare da una voce della lista della lavorazione interna.
7) consulenza esterna = la pratica è sospesa nell’attesa del responso di una consulenza esterna... con cartaceo però trattenuto dallo studio. Se anche il cartaceo è uscito, è bene segnalarlo con una voce della lista interna.
8) incarico revocato = stato giustificativo. La valutazione del caso non è stata possibile perché il compito, per qualunque motivo, è stato revocato al consulente.
9) inserimento dati = di solito è la prima fase da attuare appena l’incarico giunge allo studio. Corrisponde alla creazione del nuovo compito, all’inserimento dei dati anagrafici e trascrizione della documentazione sanitaria.
10) non presentato = stato giustificativo del perché la consulenza non è stata svolta.
11) resa inevasa = la pratica è stata restituita all’incaricante non svolta, per qualunque motivo eccetto gli altri sopra specificati.
Entro l’inferiore barra azzura è contenuto solo il pulsante di ricerca veloce.
Entro la barra arancione sono contenute le informazioni relative alla parte per la quale o sulla quale si sta svolgendo la consulenza.
- Nome, cognome, data di nascita, data di morte, data del fatto o della domanda, età all’epoca del fatto o della domanda, la professione.
All’estrema sinistra del nome è presente il pulsante << = >>, utile nella ricerca veloce degli omonimi.
Entro la barra di colore rosa sono contenuti uno o due campi. Essi contengono il nome della parte che si contrappone alla parte lesa (Assicurazione, ente, o convenuto privato).
Nel formato “060 mf ass dap” (incarico di medico fiduciario per la Compagnia), all’estrema sinistra è presente il pulsante “R” delle note riservate (cambia colore in rosso se esse sono state scritte).
b2) Sezione inferiore (fig. 6), a schede, dedicata alla immissione dei dati. La partizione delle schede raggruppa i dati e identifica le sezioni utili all'archiviazione entro le quali è virtualmente suddivisibile la consulenza medico legale:
1) PERSONA,
2) ASSICURAZIONE,
3) EVENTO,
4) DOCUMENTI,
5) CONSULENTI,
6) VISITA,
7) RISULTANZE,
8) CONSIDERAZIONI,
9) VALUTAZIONI,
10) CONTENZIOSO,
11) INCARICO.
Avendo presente l’impianto della consulenza medico-legale, l’impostazione a schede ne rappresenta l’iter procedurale di stesura.
E’ sufficiente seguire la sequenza proposta per svolgere con ordine l’incarico, dall’inserimento del nome e cognome fino alla fatturazione della consulenza (scheda “F” e menù Fiscale).
Talune schede prevedono sottoschede.
I campi valorizzabili e visualizzati nelle schede non hanno tutti finalità di stampa, ma contenendo essi informazioni talora utili per eventuali statistiche e ricerche è sempre opportuno che siano riempiti.
Non è stato previsto, per scelta, lo scorrimento da un campo all’altro con il tasto Tab della tastiera.
Ogni scheda prevede, in basso a destra, il pulsante di Stampa. Esso serve per stampare solo i dati relativi alla scheda corrente (la stampa della Consulenza è prevista dal menù File).
La semplicità di utilizzo delle schede sarà verificabile con l’uso del programma. E’ tuttavia data di seguito spiegazione di alcune peculiarità, ritenute le più importanti ad evitare equivoci.
- Scheda Persona -
I dati relativi al decesso, solitamente non visibili nella sottoscheda anagrafica, compaiono appena si stabilisce la dicitura “in atti”.
Il codice fiscale è generato automaticamente alla pressione dell’apposito pulsante da un programma interno.
Nell’ipotesi di mancato calcolo per carenza del comune nell’elenco (può capitare che si stabilisca una nuova provincia, un nuovo comune… o che vi sia un banale errore di scrittura nell’archivio), è possibile aggiungere la voce all’elenco o correggere l’errore (pulsante “comuni”).
Nell’identificazione, la valorizzazione dei campi del garante o parte interessata trova riscontro nella stampa delle relazioni (di solito sugli atti) fatte per richiesta di… quella parte interessata.
Il recapito utilizzato nella stampa delle relazioni è quello di residenza.
Il lavoro, oltre che scritto manualmente, può essere ricercato anche dall’elenco ISTAT 2001 allegato (pulsante giallo).
Per la tutela: a proposito dell’agenzia vale quanto già detto, nel senso che per agenzia si intende l’infotunistica od altra struttura tutelante la parte lesa, non l’agenzia di assicurazione.
- Scheda Consulenti -
E’ stata prevista la possibilità che il consulente titolare dell’incarico - mp, mf, ctu… - in quanto estensore della relazione scritta o gli altri coinvolti nella pratica, si avvalgano di ulteriori propri consulenti (detti consulenti o consulenti “esterni”).
L’errata interpretazione di questa intenzione, potrebbe falsare alcune statistiche dove è utile sapere chi ha steso la relazione e chi poi l’ha sostenuta in arbitrato o collegiale di contenzioso.
- Scheda Visita -
“Relata refero” è solo un modo aulico per descrivereil titolo della sottoscheda dove riportare lo stato attuale riferito.
La sottoscheda dell’obbiettività offre, di caratteristico, la possibilità di attingere dati da un archivio separato di esami obbiettivi pre-costruiti a piacimento dall’utilizzatore di GestCons.
Il pulsante a freccia a lato sinistro del campo introduce al relativo formato (vd fig. 7)
Per sintesi clinica si intende una vera sintesi: si dovranno scrivere la diagnosi ed i postumi nel modo più conciso possibile, poiché le frasi risultanti saranno utilizzate in numerose maschere di stampa.
Eventualmente verificare con qualche anteprima di stampa e poi correggere fino ad ottenere l’effetto desiderato e compatibile con il formato stampa preimpostato.
Le consulenze esterne sono previste in numero di tre. La trascrizione nei campi sarà riportata tale e quale nella relazione.
- Scheda Considerazioni -
Si osservi che alla valorizzazione delle sottoschede Chiarimenti – Supplemento o Replica, dove previste, corrisponde la relativa dicitura nella barra superiore azzurra, ad avvertenza che nell’incarico quei campi sono stati utilizzati. Per la stampa corrispondente sono previsti appositi comandi nel menù File, muniti di finestre-allarme in caso di errore.
- Scheda Contenzioso -
Per le problematiche tecniche connesse alla impossibilità di prevedere e gestire la stampa delle ipotesi di plurime parti costituite, si è deciso di impostare l’inserimento dati relativa alle parti in causa alla sola previsione di UNA sola parte attrice (la principale, quella su cui verte la visita medica) e di UNA sola parte ricorrente o convenuta (la principale). In effetti, può essere ragionevolmente ritenuto che, non rappresentando la consulenza tecnica il documento ufficiale dal quale ricavare i nomi ed il numero delle parti in causa, la segnalazione di questi dati sia più che sufficiente per identificare l’incarico.
Il quesito del Giudice, nel formato stampa del danno alla persona (Giudice di Pace e Tribunale), è stato omesso. Questa scelta consegue alla ormai ubiquitaria standardizzazione dei quesiti sul danno alla persona (compresi quelli di responsabilità civile professionale), al punto da rendere sufficiente il semplice richiamo al verbale d’udienza previsto nella maschera preimpostata.
Tuttavia, si ricorda che tutti i formati stampa sono personalizzabili, per cui, ove la scelta non soddisfacesse, con l’assistenza tecnica si procederà alla modifica del formato stampa.
- Scheda Incarico -
La scheda incarico è molto importante, contenendo informazioni utili al monitoraggio della pratica (portale delle attività correlate) ed altre che trovano riscontro nella stampa.
E’ dunque consigliato di riempirla fin da subito, in particolare, alla creazione di ogni nuovo incarico, di stabilire subito la data di scadenza dello stesso, anche se non se ne ravvede l’immediata l’utilità.
- Scheda F -
La compilazione di questa scheda è preliminare al comando di fatturazione previsto dal menù Fiscale.
Si dovrà prima scegliere l’intestatario della fattura tra quelli proposti nell’omonima sottoscheda (a sinistra del piano di lavoro), quindi inserire i dati della stessa nell’altra omonima sottoscheda.
Si ricorda che la posizione fiscale della consulenza è considerata “aperta” finché la fattura non risulta emessa. A schermo sarà visibile il n° e la ldata dell'ultima fattura emessa, mentre nel comodo portale in basso si potranno consultare le fatture plurime eventualmente già emesse per quell'incarico.
Si ricordi, in caso di dubbio di consultare anche la pratica "Guida locale", sottoforma di pulsanti posti in vari formati e schede.